Reuniões Conscientes

Modelo de Gestão de Reuniões

Uma das frases mais conhecidas na atualidade é a clássica afirmação de Benjamim Franklin “Tempo é dinheiro”. Em um mundo como o vivenciado é difícil aceitar a perda de tempo, afinal de contas “produzir e produzir” é uma filosofia que persegue executivos, diretores, gerentes, supervisores e colaboradores.

Dentro do contexto acima entra em cena a figura das reuniões que tem sido tão valorizadas e solicitadas – mesmo quando não há necessidade – para diversas áreas e fins. É difícil sequer imaginar um departamento que nunca se reúne – estou falando do corpo funcional como todo não apenas da gerência apresentando seus relatórios a diretoria ou a alta direção.

Para que exista uma reunião coerente se faz necessário mais de duas pessoas reunidas - de preferência em algum lugar que não seja um bebedouro ou corredor - desta forma é possível visualizar algumas pessoas pensando juntas para chegarem a algum lugar ou até mesmo recebendo um feedback de algum projeto, trabalho ou implementação solicitada.

Scott Snair apresenta em uma de suas obras (Chega de Reunião, 2007), que reuniões em excesso ou de uma maneira constante e desnecessária na vida funcional de uma empresa oferece riscos, pois muitas vezes transmitem uma falsa impressão de segurança e controle. Pesquisas estatísticas apontam os gerentes como profissionais que tem 2/4 de seu tempo ocupado por reuniões e profissionais que estão acima do nível da gerencia têm uma cobertura ainda maior de 3/4 do tempo.

A grande questão em “pauta” é como converter um contexto de reuniões longas, ineficazes e improdutivas a favor dos lideres organizacionais. Serão apresentados abaixo pontos fundamentais que devem ser observados antes de convocar uma reunião sendo eles:

1 – Assunto abordado: para que a reunião foi convocada?

2 – Grau de relevância do assunto: é realmente relevante discutir ou ouvir sobre o assunto?

3 – Decisões tomadas ou apresentadas: O que foi visto, discutido ou apresentado? O que foi discutido estava intimamente ligado ao assunto abordado? Não é raro reuniões que são convocadas para um fim e se discute até sobre o “sexo dos anjos”.

4 – Tempo Gasto: Foi realmente necessário gastar esse tempo para tal assunto?

5 – O que implicará: Por fim, os resultados podem ser visualizados? São tangíveis?

Para que uma reunião seja eficaz é necessário que ao fim todos estejam conscientes do que foi visto acima e principalmente que haja uma clareza de todos os pontos explanados dessa forma aqueles que a convocaram devem refletir antes de solicitá-la evitando assim que mais tempo seja lançado futuramente para discutir o mesmo assunto.

Cada indivíduo é cercado por contextos particulares e peculiares que muitas vezes respondem e justificam o seu comportamento nas mais distintas situações, por exemplo: se um indivíduo foi educado em um lar de país tímidos ele tem uma enorme possibilidade de sê-lo também - obvio que não o será obrigatoriamente – muitos conhecem a genética e sabem que as características herdadas não são apenas as de traços físicos.

Em uma sala de reuniões ou num corredor – como queira – é possível presenciar comportamentos dos mais impares e distintos. Pode-se encontrar participando desse processo, indivíduos com os seguintes perfis:

O Calado: ouve atentamente tudo o que está sendo explorado, sendo que às vezes tem boas idéias sobre a discussão, mas o receio ou timidez lhe mantém em silêncio, em alguns casos eles dão ótimos assessores, porém executivos jamais.

O Moderado: aquele que ouve atentamente e tem boas idéias, às vezes expõe outras vezes se cala por alguma razão, entretanto o certo é que pra ele tudo é muito pensando.

O Cético: questiona por questionar, duvida por duvidar. Esse é seu lema quando não existem divergências ele entra em cena. Em questões mais complexas sua participação é fundamental, porém em questões de rotina e cotidiano ele atrapalha muito.

O Complicado: é aquele que tem boas idéias e muito a acrescentar, porém não consegue ser claro em sua abordagem, pois precisa sempre do dobro do tempo em que um moderado precisaria para apresentá-las.

O Falante: Ao contrario do calado ele precisa falar sempre se em alguma reunião ele não abrir a boca nada faz sentido, mesmo que seja para repetir tudo o que foi dito para ele “está valendo” e seu papel foi cumprido. Um amigo que trabalha como vendedor para uma multinacional me disse certa vez que se enquadrava perfeitamente nesse ponto falando sempre mais do que devia nas reuniões com o tempo o grupo passou a retaliar tudo que ele lançava como idéia.

Uma boa reunião é aquela em que todos apresentam seu parecer (seja com um aceno de cabeça ou um simples sim), mediante o que foi abordado de maneira que aqueles que não tem o que acrescentar ou observar devem se calar, para não tornar a reunião improdutiva e cansativa prolongando-a muitas vezes além do necessário.

Otimizar tempo é um desafio de todos os profissionais da era moderna a objetividade tem ganhado cada vez mais espaço sobre a subjetividade, portanto junte ferramentas e esteja sempre a frente dos contra tempos. Priorize os pontos relevantes e resolva os ponto de média relevância no tempo mais apropriado.

Utilize o modele de gestão de reuniões e estude se realmente as reuniões convocadas por você ou por seus superiores tem sido necessárias para aquela ou para futuras ocasiões; aprenda a lidar com os perfis de seus parceiros e colegas de reunião sejam eles calados, céticos ou falantes. O tempo que está passando nesse processo é o seu, portanto passe a se preocupar com isso. Existem prioridades dentro das organizações e não é raro vê-las sendo trocadas por discussões e decisões que não tem tanta premência. Foco é tudo. Pense nisso.